Zarządzanie prenumeratą prasy elektronicznej w urzędzie czy dużej organizacji publicznej często wygląda podobnie - miriady różnych dostawców, wiele osobnych umów, całe mnóstwo loginów do różnych dystrybutorów, a nierzadko i trudności w skutecznym określeniu potrzeb co do przedmiotu zamówień. Na domiar złego liczne, osobne faktury VAT i mnożące się rozliczenia, spędzają sen z powiek działu księgowego.

Rezultatem takiego stanu rzeczy są stale rosnące koszty - wynikające nie tylko z konieczności obsługi wielu rozproszonych umów, ale i z nieefektywności pozbawionej skoordynowania logistyki. Dublujące się prenumeraty czy stos nietrafionych cyfrowych książek i czasopism to tylko wierzchołek góry lodowej.

Zastanawiasz się zatem, jak obniżyć koszty e-prasy w urzędzie i spółce Skarbu Państwa? Szukasz rozwiązania, które zapewni Ci optymalne zarządzanie kosztami e-prasy i usprawnienie finansów, by lepiej przygotować się do kolejnego zapytania ofertowego lub przetargu? Jeśli tak, to platforma e-Kiosk jest dokładnie tym, czego szukasz!

Poniżej wyjaśniamy, jak działa e-Kiosk, jakie daje oszczędności i dlaczego jest dziś naturalnym wyborem dla Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST), spółek Skarbu Państwa i instytucji publicznych

Czym jest e-Kiosk i jak działa?

e-Kiosk to platforma do zarządzania prenumeratą prasy elektronicznej, zaprojektowana z myślą o potrzebach sektora publicznego i dużych organizacji - w tym wiodących przedsiębiorstw i korporacji. Dzięki nam, zamiast wielu osobnych umów i dostawców, cała e-prasa może trafić do Twojej jednostki przez jedno narzędzie i jednego partnera!

Niezależnie od tego, czy kupujesz e-prasę dla urzędu marszałkowskiego, starostwa, ministerstwa, czy spółki infrastrukturalnej, zarządzasz wszystkim centralnie, zamiast w kilku równoległych systemach. To rozwiązanie skuteczne zarówno z biznesowego, jak i logistycznego punktu widzenia - pozwala na znaczne obniżenie kosztów bezpośrednich, ale także na zredukowanie formalności wynikających z konieczności obsługi podatku VAT i pozostałej obsługi księgowej.

e-Kiosk - korzyści ze współpracy w pigułce:

• wszystkie zamówione tytuły i licencje są dostępne u jednego dostawcy
• możesz przypisywać dostęp konkretnym pracownikom, działom lub jednostkom podległym

Roczny cykl współpracy z e-Kiosk - jak wygląda?

Staramy się zadbać o to, by korzyści ze współpracy z naszą platformą były wyraŸnie widoczne nie tylko na poziomie finansowym, ale także operacyjnym - z tego powodu oferujemy model współpracy, który oszczędza czas kadry zarządzającej. Zaangażowanie po stronie urzędu lub spółki jest niezbędne głównie na początku współpracy - platforma to e-Kiosk oraz dedykowany opiekun przejmują większość pracy operacyjnej. Typowy scenariusz współpracy z e-Kioskiem wygląda zwykle następująco:

1. Analiza obecnych prenumerat i potrzeb informacyjnych,
2. Dobór tytułów i pakietów e-prasy dla poszczególnych komórek organizacyjnych,
3. Konfiguracja dostępu (najczęściej raz w roku, z drobnymi korektami w trakcie),
4. Udostępnienie pracownikom pożądanych treści i bieżące raportowanie wolumenu ich wykorzystania,
5. W kolejnym roku - odnowienie już zoptymalizowanego portfela tytułów.

Korzyści organizacyjne i czasowe wynikające ze współpracy z e-Kioskiem

Korzyści wynikające ze współpracy z e-Kioskiem są wielowymiarowe - z jednej strony pozwalają na odciążenie budżetu organizacji w ramach obniżenia kosztów licencji, a z drugiej pozwalają na odciążenie pracowników odpowiedzialnych za zakupy, prenumeraty i rozliczenia.

Szacunkowo, w wielu jednostkach współpracujących z e-Kioskiem, osoba odpowiedzialna za prenumeraty oszczędza minimum 2 godziny pracy miesięcznie. W dużym urzędzie, gdzie koordynatorów jest kilku lub kilkunastu, może to oznaczać nawet kilkadziesiąt godzin rocznie uwolnionych na inne zadania.

Ponadto, szereg korzyści zapewnia samo centralne zarządzanie dostępami do e-prasy - jest to ważne zarówno z perspektywy bezpieczeństwa informacji, jak i zgodności z warunkami licencyjnymi wydawców.

Dzięki e-Kioskowi:

• konfiguracja dostępu odbywa się raz w roku, z ewentualnymi korektami przy zmianach kadrowych,/li>
• jedna faktura i jeden dostawca zastępują wiele małych umów,
• raporty dot. wykorzystania dostarczonych treści są dostępne wprost z platformy.

Natomiast centralne zarządzanie dostępami do e-prasy:

• ułatwia kontrolę, pokazując kto i do czego ma dostęp,
• pozwala na szybkie odebranie dostępu osobom, które odchodzą z organizacji,
• ogranicza sytuacje, w których kilka osób korzysta z jednego loginu.

Dlaczego warto współpracować z e-Kioskiem?

Stoisz przed koniecznością przygotowania zapytania ofertowego na e-prasę dla urzędu, spółki Skarbu Państwa lub innej jednostki sektora publicznego? Potraktuj ten moment jako szansę na znaczne obniżenie kosztów bezpośrednich i zniwelowanie niepotrzebnych kosztów operacyjnych!

Pamiętaj o tym, że platforma e-Kiosk pomaga w:

• centralizacji zarządzania prenumeratą prasy elektronicznej,
• realnej optymalizacji kosztów e-prasy - sięgającej zwykle od kilku, do kilkudziesięciu procent!
• zmniejszeniu liczby dostawców do jednego, co wyraŸnie upraszcza księgowość i zamówienia,
• oszczędności czasu pracowników odpowiedzialnych za prenumeraty,
• budowaniu przejrzystego systemu raportowania wykorzystania e-prasy.

Jeśli chcesz sprawdzić, jakie oszczędności są możliwe do wdrożenia w Twojej jednostce, to skontaktuj się z nami! Przeanalizujemy obecne prenumeraty i przygotujemy propozycję optymalizacji, która ułatwi Ci przygotowanie zapytania ofertowego i pozwoli lepiej wykorzystać budżet na e-prasę!